Del mejor precio al mejor socio: cómo elegir proveedores y evitar uno de los errores más costosos para una empresa
Detrás de cada uno de los productos que llegan a las manos del cliente, hay una cadena entera de decisiones, negociaciones y vínculos que suele estar oculta para el consumidor. Aunque los proveedores son una parte invisible, pero fundamental de cualquier negocio, en la Argentina esta relación cobra una dimensión todavía más relevante ante los vaivenes que puede haber en la economía local.
La elección de un proveedor suele comenzar por variables concretas, como el precio, la calidad o las condiciones de pago. Sin embargo, con el tiempo, aparecen otros atributos que resultan igual o incluso más relevantes, como que sea consistente con su calidad, o que tenga capacidad de respuesta ante un imprevisto. En estos últimos casos, son virtudes que se conocen con el tiempo, a medida que surgen situaciones que ponen a prueba la relación.
“Es clave construir una relación de confianza. No se puede cambiar al proveedor de café todos los meses, además siempre va a aparecer alguien que lo venda más barato. Si se va al mejor postor todo el tiempo, no se le puede garantizar al cliente una calidad constante. Pero el emprendedor va a tener que aceptar que va a empezar a comprar como si fuese un desconocido, porque nadie tiene la obligación de venderle y menos a crédito. Cómo elegir proveedor es una cuestión de confianza mutua, más allá del precio, o de las condiciones de pago”, dijo Leo Piccioli, economista y emprendedor, durante el séptimo capítulo de la segunda temporada de “Manual de Emprendedores”, elaborado junto con Andreani y Personal.
La historia reciente argentina hace que esto tenga una relevancia fundamental. Un cambio impositivo puede hacer que el producto valga más de un día para otro, que haya escasez de productos importados, o que la cadena logística se corte por paros o conflictos gremiales. En estos casos, tener una buena relación con el proveedor puede hacer que priorice su mercadería disponible, que comunique lo antes posible cuando sabe que podrá cumplir con lo acordado o que flexibilice las condiciones de plazo.
“Nosotros pregonamos la relación a largo plazo. Hubo momentos donde tuvimos que pagar el maní un poquito más, pero con un proveedor que nos daba la calidad que necesitábamos. Por ejemplo, la sequía de 2023 golpeó muy fuerte al rubro manicero, se duplicó su precio a nivel internacional. Y en esos momentos que fueron muy duros, hubo proveedores que nos bancaron y nos guardaron mercadería para nosotros. Por eso priorizamos la relación a largo plazo, aunque después surja una oferta de otro proveedor que convenga para una operación puntual como en exportación, donde nos obliga a buscar una baja de $10 para el kilo de maní para ser competitivo y no quedarnos afuera”, contó Emanuel Fellay, uno de los fundadores de EntreNuts.
La confianza comercial no se construye únicamente desde un lado. Para que una relación de largo plazo funcione, ambas partes deben sostener ciertos compromisos básicos. Desde el lado de la empresa compradora, eso implica cumplir con los pagos, ser claro con los volúmenes que se necesitan y avisar con anticipación cuando hay cambios en los pedidos. Del lado del proveedor, se espera que cumpla con el pedido, que la mercadería llegue en buen estado y en los plazos previstos.
“Hay que ser honesto, no tener dobleces en los planteos. Errores hay siempre, la forma personal de abordar estas situaciones es sincerarse, porque incluso creo que fideliza mucho más que haya una respuesta adecuada a que no se hubiese cometido el error. El problema no está en fallar, el problema está en los valores de la persona. En mi caso puntual, nos manejamos con proveedores muy cercanos, es casi todo de palabra salvo que sea una empresa muy grande. En general, las pymes tienen relaciones más veloces y que se sostienen en la honestidad y la sinceridad”, reflexionó Francisco Piñero Pacheco, fundador de Casa Vegana y Mamma Sabe, quien es proveedor y al mismo tiempo cliente de otros proveedores.
En un comienzo, es normal que los acuerdos entre el emprendedor y el proveedor sean de palabra. Sin embargo, a medida que el negocio crece, es conveniente dejar las condiciones por escrito para saber los plazos y las responsabilidades que tiene cada una de las partes. Si alguno de los dos falla con lo acordado, es fundamental tener una comunicación rápida y directa, para poder determinar si fue un caso puntual o un patrón que traiga futuros problemas.
Por otro lado, depender exclusivamente de un solo proveedor puede convertirse en un riesgo para el comercio. Aunque esto puede variar según el momento y el tamaño del emprendimiento, es conveniente tener más de una empresa proveedora, sobre todo para los servicios que son críticos para la operación. Esto otorga flexibilidad y poder de negociación, aunque también puede perderse un poco de profundidad en la relación.
“El equilibrio está en contar con un proveedor principal de confianza, con quien se construye una relación estratégica y que comprenda las particularidades del negocio, y alguna alternativa que brinde respaldo. A medida que la pyme crece, esa diversificación se vuelve más necesaria. Pero al inicio, lo más valioso es encontrar un aliado que acompañe ese crecimiento", consideró María Casal, gerenta de marketing de Andreani.
La negociación también es una habilidad que se aprende con el tiempo. Cuando se arranca el emprendimiento, se suele tener poco poder de negociación porque los volúmenes son bajos y los proveedores más grandes no siempre tienen incentivos para ofrecer condiciones especiales. Pero incluso desde esa posición puede haber margen para negociar y mejorar las condiciones de compra, como al comprometerse con un volumen determinado durante un período de tiempo, pagar por adelantado a cambio de un descuento, o proponer una relación exclusiva.
“Es fundamental nunca cortar el teléfono, nunca dejar de atender una llamada. Un proveedor siempre va a priorizar tener una conversación fluida con su cliente y que tenga la honestidad de decir ‘No tengo plata, dame 15 días más’. Eso es negociar, pasa acá y pasa en todo el mundo. El 23 de diciembre de 2023, cuando hubo cambio de Gobierno y el dólar oficial pasó de $300 a $1000, ningún proveedor quería bajar mercadería porque no tenían precio. No sabían cuánto cobrarte. Hoy no existe la inflación, podemos hablar de otros problemas. Eso hizo que antes el rey del negocio fuese el que tenía stock, manejaban los plazos; hoy el rey vuelve a ser el cliente porque puede comparar el precio con Amazon o Mercado Libre y elegir a alguien más barato”, contó Julio Gauna, fundador de El Desembarco, Mila and Go y Mr. Tasty.
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